Expertos en gestión de viajes de negocios

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¿Son las conferencias virtuales una alternativa eficaz o todavía no estamos ahí?

Si bien nada es comparable a las reuniones presenciales, circunstancias sin precedentes han tenido un gran impacto en el mundo de los eventos.

¿Cuál es la diferencia entre eventos virtuales y webinars?

Los seminarios web son un canal valioso para conectar con una audiencia. Pueden entenderse como un tipo de evento virtual, pero se diferencian de otros eventos virtuales en algunas formas clave.

  • Uniforme frente a comisariado

Los seminarios web brindan a los asistentes una sola sesión a la que asistir, mientras que los eventos virtuales ofrecen flexibilidad en agendas de una o varias pistas que abarcan horas o días. Debido a esto, los asistentes tienen la oportunidad de seleccionar su propia experiencia y determinar a qué sesiones les gustaría asistir en un evento virtual.

  • Pasivo frente a interactivo

Los seminarios web pueden incluir sondeos, encuestas y Q&A, pero la mayor parte de la interacción de los seminarios web se limita a estos medios. Los eventos virtuales cuentan con comunidades donde los asistentes pueden conectarse entre sí durante y entre sesiones. Estas mismas características de la comunidad hacen posible que los asistentes se comuniquen con oradores y patrocinadores, como parte de la experiencia enriquecida del evento. Esto se suma a otras herramientas de presentación como sondeos y encuestas que se encuentran de manera similar en los seminarios web.

  • Experiencia similar frente a experiencia única

Debido a que un asistente virtual tiene la oportunidad de seleccionar su propia experiencia e interactuar más allá de una sola sesión, es posible crear una experiencia de evento única. Además, los organizadores de eventos pueden conocer mejor las preferencias de sus asistentes al analizar su viaje a través de un evento virtual. Los conocimientos resultantes pueden ayudar a los organizadores a enviar mensajes de seguimiento más matizados a los asistentes, adaptar mejor las experiencias virtuales y presenciales a sus audiencias, y generar puntos de contacto más personalizados.

Ventajas y desventajas de las conferencias virtuales

Ventajas

Ofrecer un evento en línea puede ser un beneficio real para usted y para los participantes de la conferencia. A continuación, presentamos algunos de los principales beneficios asociados con las conferencias virtuales:

  • Gastos generales reducidos

Los eventos virtuales ahorran dinero en gastos generales como alquiler de sala, catering, personal, oradores, presentadores o expositores. Los asistentes también experimentarán ahorros, evitando costos de transporte, alojamiento y comida.

  • Posible entrada inferior gratis

Debido a que los organizadores están ahorrando en costos generales, los ahorros se pueden transferir a los participantes de la conferencia. Una tarifa de entrada más baja puede significar que el evento es más accesible para más personas, aumentando considerablemente el alcance y los posibles ingresos.

  • Más atractivo para los asistentes

Los costos de viaje y hotel pueden ser un verdadero obstáculo para las personas que puedan estar interesadas en su conferencia. Sin tener que reservar vuelos o un lugar para quedarse por varias noches, una experiencia virtual puede ser mucho más atractiva para un número mucho mayor de personas.

  • Posibilidad de crear una biblioteca de contenido

Los eventos en línea permiten mantener una biblioteca de sesiones para acceder en diferido o en una fecha posterior. Esto significa que puede proporcionar más valor a los asistentes a la conferencia, pero asegurándoles que nunca se perderán una sesión, reunión o discurso de apertura. Ayuda a suavizar cualquier conflicto que pueda surgir en el proceso de programación.

  • Mayor potencial de patrocinio

¡Las solicitudes de patrocinio pueden volverse repentinamente mucho más atractivas! Con un público objetivo más amplio, aumentan las oportunidades de patrocinio. Y, debido a que existe una mayor oportunidad de recopilar datos de los asistentes, las oportunidades de patrocinio se vuelven más informativas y lucrativas.

Desventajas

Hay algunas desventajas asociadas con las conferencias virtuales. A continuación, se muestran algunas de las principales:

  • Brecha de experiencia

Los eventos virtuales completamente en línea son un territorio muy nuevo para una gran cantidad de planificadores y organizadores de eventos. De hecho, según EventMB, solo el 11,1% de los planificadores de eventos dicen que tienen mucha experiencia en la planificación de eventos virtuales y un enorme 64,3% dice que no tienen ninguna experiencia. Esto significa que los organizadores pueden necesitar dedicar más tiempo a informarse sobre las mejores prácticas y experimentar un largo periodo de prueba antes de hacer las cosas perfectamente bien.

  • Debe elegir un proveedor

Cuando se organiza una conferencia en persona, la presentación de las sesiones está bajo el control del organizador. Pero, al moverse en línea, es importante encontrar la plataforma tecnológica adecuada para asegurarse de que la tecnología no sea un obstáculo para usted o sus asistentes. Encontrar el ajuste correcto puede resultar muy complicado. Para ayudar a reducir sus opciones, consulte nuestra guía sobre 14 de las principales plataformas de conferencias virtuales.

En Conclusión

Con todo, las conferencias virtuales parecen presentar ventajas importantes que no se pueden ignorar. Además, el factor innovador tiene su atractivo en comparación con el modelo de conferencia más convencional. Sin embargo, la adaptación digital puede que no sea para todos. Numerosas conferencias se basan en experiencias “en persona” para estimular los sentidos e impulsar el evento (una conferencia textil, por ejemplo). Por lo tanto, es justo decir que, si bien vale la pena seguir con interés la evolución de las conferencias virtuales, todavía queda trabajo por hacer antes de que todos puedan adoptarlas.