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Expertos en gestión de viajes de negocios

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DEL 100% REPATRIADO A LA GESTIÓN DE MISIONES IMPOSIBLES

El equipo de VIAP comparte su orgullo por las gestas en repatriaciones logradas tanto en las horas antes de la declaración del estado de alarma y del cierre internacional de fronteras, como con el servicio prestado a contracorriente económica para conseguir que las empresas puedan ser operativas en su actividad internacional a pesar de las dificultades y restricciones

  • Tras repatriar al 100% de sus pasajeros, la agencia de viajes VIAP afronta con maestría la gestión de la incertidumbre y las restricciones internacionales gracias al conocimiento de campo, los contactos en el sector y la larga experiencia en viajes corporativos

 

  • 63 ingenieros españoles repatriados han sido devueltos a Cardiff a tiempo para poder terminar la construcción de una planta fotovoltaica mediante un vuelo chárter.

 

  • Tras gestionar repatriaciones desde todo el mundo (Maputo, Viru Viru, Tokyo, Emiratos, Marruecos, EEUU, UE…) el equipo de VIAP comparte su visión de los hechos y consejos para afrontar la desescalada de los viajes corporativos internacionales 

La primera repatriación la hizo la compañera Amaya para la empresa española de energías renovables e instalación eléctrica Elmya, cuyos empleados se encontraban realizando las labores técnicas para la puesta en marcha de una planta fotovoltaica en Cardiff (UK). El objetivo: que los empleados pudieran pasar el confinamiento cerca de sus familias y evitar los elevados costes estructurales que pueden llevar a más de una empresa a la quiebra. 

En algunos casos -hablamos siempre de profesionales de empresas españolas-, han decidido quedarse en el país donde estaban (por ejemplo, en Australia) por miedo a que se endurecieran las restricciones tras salir y no poder regresar a continuar con el negocio una vez hubieran abandonado el país.

Las repatriaciones se han llevado a cabo en dos fases: la primera justo cuando se inició el confinamiento por el estado de Alarma en España, otras han tenido que esperar a falta vuelos transcontinentales. 

“En un inicio tuvimos que ser extremadamente dinámicos. Se trata de un trabajo titánico entrar en el GDS – AMADEUS (plataforma de gestión de reservas) saber cómo funcionan sus mecánicas, introducir todos los datos a velocidad de vértigo y sin errores, para bloquear las plazas, reservar coches para que pudieran llegar desde el aeropuerto de Cardiff hasta el Ayuntamiento de Bristol que queda más cercano… Llegaron a Madrid y se les reservó otro coche para que pudieran llegar a casa y cruzando los dedos para que no se volviera a cancelar el vuelo, ya que se iban cancelando todos en efecto dominó.”

Así nos lo cuenta Maria Rosa Peña, una apasionada de los aviones que ha vivido con mucha intensidad el día a día de la agencia durante la pandemia. “En la agencia las primeras horas se vivieron como en una película americana, donde se ve en la Nasa que todos van mirando las pantallas porque le falta oxígeno al Apolo 13… ¡O como los brockers de bolsa…, una levanta la cabeza gritando necesito reserva de cuatro plazas en el vuelo tal tal y tal! Para que otros compañeros sepan que estamos llenando el cupo permitido y manejar los tempos para que la gestión no se escape sin pisar la gesta de otro compañero.”

“A las científicas que se encontraban en Mozambique fueron de las que más ha costado traer teniendo en cuenta que ya es un destino con dificultad de conexiones. Conseguíamos sacarlos de Maputo a Doha y cuando llegaban a Doha los aviones de Qatar se negaron a aceptarlos en el mismo embarque, por la nacionalidad. Entonces había que buscar el siguiente vuelo que saliera, nos centramos en los de British Airways porque el único aeropuerto abierto era Heathrow.”

Una causa de fuerza mayor ha sido la única excepción por la que desplazarse por cualquier lugar del mundo estos días. Tras conseguir que pasaran el confinamiento con sus familiares, los empleados de la empresa Elmya habían sido reclamados por el ayuntamiento de Cardiff ante la reactivación de las obras en UK, para la finalización de una planta fotovoltaica. Mediante una carta al gobierno español se pedía la vuelta de los empleados para la realización de las tareas técnicas con las que poder finalizar la planta fotovoltaica. El propio ayuntamiento facilitó información sobre los documentos que todos los pasajeros deberían llevar: un contrato de trabajo y la prueba serológica mediante un certificado de sanidad. También se requería saber exactamente cómo iban a salir del aeropuerto, con qué medio de transporte iban a llegar, y todo lo necesario para que la policía en Cardiff pueda tener al grupo de personas controladas en cualquier momento, y que no se vayan a desplazar de la zona en la que tiene los trabajos.

La solución propuesta por VIAP fue fletar un vuelo chárter en el que se desplazaron 63 profesionales de la compañía de energías renovables Elmya: trabajadores de obra civil, de montaje mecánico, de especialidad eléctrica, de almacén, supervisores, Construction Managers, Site Manager, Project Manager y administrativos.

Eulogio Sanchez-Matamoros, Director de RRHH de Elmya “Las dificultades con las que nos encontramos fueron muchas, en primer lugar los impedimentos para el desplazamiento, la indefinición constante que había sobre la apertura de frontera, temas de cuarentena,… nos hizo difícil encontrara la mejor y más segura solución sobre el transporte de los trabajadores. Finalmente se decidió que, aunque fuera relativamente costosa, la opción de un vuelo chárter era la opción más segura.”

Asesoramiento covid para el viaje corporativo

“Era necesario trasladarles toda la seguridad posible, y para ello la empresa decidió realizar el test covid a todos los trabajadores asignados a este proyecto con el contratiempo de que los trabajadores eran de diferentes ciudades de España. Se han tenido que buscar laboratorios en localizaciones diferentes y por supuesto a esto se añadieron medidas de protección individual, un protocolo Covid durante el traslado, e información sanitaria relativa al Reino Unido, como donde pueden acudir en caso de presentar síntomas.” anota Maria Rosa Peña de VIAP.

 

“Desde VIAP y en contacto directo con las compañías aéreas, embajadas etc. se ha gestionado toda la documentación necesaria para autorizar el vuelo tanto en el aeropuerto de Sevilla como en el de Cardiff, con su ayuntamiento que se encargaba de la autorización de aterrizaje del vuelo junto con la policía aeroportuaria, se ha localizado avión y una tripulación. Todo esto en un momento en el que un vuelo a Las Palmas Barcelona está sobre los 800€. Al tratarse de un buen grupo de personas cobraba sentido fletar un chárter.”

 

Buscar alojamiento en UK para 63 trabajadores también supuso otro gran reto, sumado a que no había hoteles abiertos cuando empezamos a gestionar el viaje, los que funcionaban estaban reservados a personal prioritario de emergencia. 

 

“Somos unos enfermos de la adrenalina… y le hemos puesto mucha pasión a nuestro trabajo.  Aunque se habla de las quejas de pasajeros sin destino, de las quejas por los reembolsos, pero están faltando palabras de aliento para esas tripulaciones que están viajando a destinos a veces horribles, bajo Ertes, y probablemente con el despido esperándoles a la vuelta. Por su parte no se lo han pensado dos veces y la solidaridad ha sido enorme entre compañeros, se está haciendo un gran trabajo y hay pequeñas historias muy bonitas de gente agradecida. Esto no quita que cesen las quejas ”porqué no me devuelves el dinero…” 

 

Elisabet Abad de VIAP se encargó del repatriar a las científicas en Maputo:  “Es muy importante la confianza y paciencia del cliente, lo normal es que desespere porque tiene mucha angustia, pero si supieran que lo vamos a resolver como sea… Aquí lo decimos: tardas una vida en ganar la confianza del cliente y un segundo en perderlo. Llevando a 115.000 servicios cada cuatro o cinco meses surgen incidencias. Pero puedo decir que estando en nuestras manos nunca nunca hemos dejado tirado a nadie en los 21 años de experiencia que llevo con VIAP. Eso lo vemos como un fracaso y no nos lo permitimos, estando de guardia si hace falta.”

 

“El 16 de Marzo a las 12 de la noche: para devolver a sus casas a las científicas en Maputo tuvimos que separarlas y colocarlas de forma individual en rutas distintas, nos encontramos con que cancelaron el vuelo estando ya en el finguer porque no le daban autorización a la ciudad puente de referencia. Una pudo hacer la ruta Maputo-Johanesburgo – Amsterdam – Barcelona y las otras dos con Alitalia llegaron a dos ciudades distintas de Italia donde no se podía entrar pero sí estar en tránsito.”

 

“Tener muchas horas de vuelo, como metáfora de experiencia, es clave. Se necesita un muy buen conocimiento de los sistemas informáticos, del tratamiento de los datos y funcionamiento de como va todo esto, de cómo funciona una compañía aérea, sino lo sabes difícilmente sacas a nadie de Maputo, hay que predecir cómo y por donde te puedes mover con el pasaporte, con la cartilla de vacunas,… si por falta de x documentación no es viable según qué ruta, etc.“

 

Maria Rosa Peña: “Teníamos clientes en Estados Unidos, en Augusta, en Virginia, en Nueva York en Washington, a los que conseguimos colocar en vuelos con cierta rapidez que es de lo que se trata, ya que los vuelos que quedaban se iban a llenar ipso facto de todos los pasajeros que quedan huérfanos de otros vuelos cancelados, así que la rapidez es fundamental para poder poner tus pasajeros en el vuelo y que salga. Además hay vuelos que las propias compañías bloquean para venderse entre ellas… teníamos también el problema de que cada 2 o 3 minutos nos llegaban noticias de que tal o cual país no aceptaba pasajeros españoles por el índice de muertes y contagios. Ha sido muy duro ver que el pasaporte español con el que normalmente entrabas al viajero a cualquier país del mundo de repente provocaba problemas y no te quería nadie.”

La importancia de la experiencia, manejo de las fuentes, capacidad de negociación y flexibilidad

“Ahora entramos en las cuestiones “qué necesito para tomar un vuelo” pero es que está realmente complicado ya no sólo por la documentación y requisitos sino porque no hay vuelos. Estamos mirando con empresas grandes cómo volar a Italia donde no hay restricciones de entrada y de todas formas han decidido posponerlo. Llamas al consulado y el consulado da información para los nacionales, no para ti… La información es confusa…”

“La razón por la cual la mayoría de países del mundo nos ponen restricciones es por la cuarentena impuesta por nosotros. El protocolo es un quid pro quo: Tú me pones la cuarentena, yo te la pongo, aquí tú niegas la entrada a un pasajero de mi nacionalidad pues el siguiente que entre tuyo se la negaré yo… No se trata de la información, se trata de llegar a acuerdos para la movilización del corporate.”

Para Rafa Quintana fundador y administrador único de VIAP Travel: “Nosotros somos los expertos y somos los que podemos manejar la información para llegar a buen puerto, y nunca mejor dicho.  Sin un equipo que le ponga oficio, pasión y responsabilidad, jamás podríamos haber llegado a ofrecer el servicio que nos exigimos en estos días tan complicados.”

Y bromea: “Lo imposible lo conseguimos, los milagros tardamos un poco más…”