• +34 902 24 02 34

Experts en gestió de viatges de negocis

  • +34 902 24 02 34

Experts en gestió de viatges de negocis

100% REPATRIAT A LA GESTIÓ DE MISSIONS IMPOSSIBLES

100% REPATRIAT A LA GESTIÓ DE MISSIONS IMPOSSIBLES

L’equip de VIAP comparteix el seu orgull en les REPATRIACIONS aconseguides tant en les hores anteriors a la declaració de l’estat d’alarma i el tancament internacional de fronteres, com amb el servei prestat contra la part econòmica per garantir que les empreses puguin estar operatives en la seva activitat internacional malgrat les dificultats i restriccions

  • Després de repatriar el 100% dels seus passatgers, l’agència de viatges VIAP aborda amb professionalitat  la gestió de la incertesa i les restriccions internacionals gràcies al coneixement de camp, als contactes de la indústria i a la llarga experiència en viatges corporatius
  • 63 enginyers espanyols repatriats han tornat a Cardiff a temps per completar la construcció d’una planta fotovoltaica per vol de xàrter
  • Després de la gestió de les REPATRIACIONS de tot el món (Maputo, Viru Viru, Tòquio, Emirates, Marroc, USA, UE…) l’equip de VIAP comparteix la seva visió dels fets i l’assessorament per afrontar la Desescalada dels viatges corporatius internacionals

La primera repatriació va ser realitzada per la col·lega Amaya per a la companyia espanyola d’energies renovables i instal·lacions elèctriques Elmya, els empleats de la qual estaven duent a terme el treball tècnic per a la posada en marxa d’una planta fotovoltaica a Cardiff (Regne Unit). L’objectiu: que els empleats puguin aprovar un confinament proper a les seves famílies i evitar els elevats costos estructurals que poden portar més d’una empresa en fallida.
En alguns casos, ens referim a professionals de les empreses espanyoles, han decidit quedar-se al país on estaven (per exemple, a Austràlia) per por a què les restriccions s’endureixin  després de marxar i no poder tornar a continuar el negoci una vegada que havien sortit del país.

Les REPATRIACIONS s’han dut a terme en dues fases: la primera quan el confinament va començar per l’estat de l’alarma a Espanya, altres han hagut d’esperar als vols transcontinentals desapareguts.

“Al principi havíem de ser extremadament dinàmics. És un treball titànic per entrar a la GDS-AMADEUS (plataforma de gestió de reserves) per saber com funciona la seva mecànica, per introduir totes les dades a velocitat vertiginosa i sense errors, per bloquejar els seients, reservar cotxes perquè poguessin arribar des de l’aeroport de Cardiff a l’Ajuntament de Bristol que és més proper… Van arribar a Madrid i es va reservar un un altre vehicle perquè poguessin arribar a casa i creuar seus dits perquè el vol no es cancel·lés de nou, ja que tots s’estaven cancel·lant en efecte dòmino. “

Això ens explica Maria Rosa Peña, una apassionada d els avions  que ha viscut molt intensament el dia a dia de l’Agència durant la pandèmia. “A l’agència es van viure les primeres hores com una pel·lícula americana, on es pot veure a la NASA que tothom està mirant les pantalles perquè l’Apollo 13 manca d’oxigen… o com brokers de la brosa…, un cap aixecat cridant necessito una reserva de quatre places en el vol tal i així! Perquè altres col·legues sàpiguen que estem omplint la quota permesa i gestionem els tempos perquè la direcció no s’escapi sense trepitjar l’èxit  d’un altre company. “

“Els científics de Moçambic van ser els que més dificultats han tingut en considerar-se que ja és una destinació amb connexions difícils. Hem aconseguit treure’ls de Maputo a Doha i quan van arribar a Doha els avions  de Qatari es van negar a acceptar-los en el mateix enviament, a causa de la nacionalitat. Després vam haver de buscar el proper vol de sortida, i ens vam centrar en els de British Airways perquè l’únic aeroport obert era  Heathrow. “

Una causa de força major ha estat l’única excepció per viatjar a qualsevol part del món en aquests dies. Després d’haver superat el confinament amb les seves famílies, els empleats de l’empresa Elmya van ser reclamats per l’Ajuntament de Cardiff amb la reactivació de les obres al Regne Unit, per a la finalització d’una planta fotovoltaica. Mitjançant una carta al govern espanyol, on so.licitava el retorn dels empleats per a la realització de les tasques tècniques per acabar la planta fotovoltaica. El mateix Ajuntament va proporcionar informació sobre els documents que han de portar tots els passatgers: un contracte de treball i l’assaig serològic a través d’un certificat sanitari. També calia saber exactament com anaven a sortir de l’aeroport, quins mitjans de transport anaven a arribar, i tot el necessari perquè la policia de Cardiff pogués tenir el grup de persones sota control en qualsevol moment, i que no es traslladessin de la zona on tenen els llocs de treball.

La solució proposada per VIAP va ser la de fletar un vol xàrter en el qual 63 professionals de l’empresa d’energies renovables es van deplaçcaar : treballadors d’obra civil, muntatge mecànic, especialitat elèctrica, magatzem, supervisors, gestors de la construcció, site managers , Project Manager i administratius.

 Eulogio Sanchez-Matamoros, director de RRHH d’Elmya “les dificultats que vam trobar van ser moltes, primer de tots els impediments al desplaçament, la constant indefinició que hi havia sobre l’obertura de frontera, les qüestions de quarantena,… ens ha fet difícil trobar la millor i més segura solució en el transport dels treballadors. Finalment, es va decidir que, encara que relativament car, l’opció d’un vol de xàrter era l’opció més segura. “

 

Assessorament covid pel el viaje corporativo

“Calia transmetre tanta seguretat com fos possible, i per a això l’empresa va decidir dur a terme la prova de covid a tots els treballadors assignats a aquest projecte amb la dificulatat que els treballadors eren de diferents ciutats d’Espanya. Els laboratoris s’han hagut de buscar en diferents ubicacions i, per descomptat, a aquestes mesures de protecció individuals, un protocol de Covid durant la transferència, i la informació de salut relativa al Regne Unit es van afegir, com on poden anar en cas de símptomes. ” puntalitza Maria Rosa Peña de VIAP.

“Des de VIAP i en contacte directe amb companyies aèries, ambaixades etc. s’ha aconseguit tota la documentació necessària per autoritzar el vol tant a l’aeroport de Sevilla com a l’aeroport de Cardiff, amb el seu Ajuntament que va ser responsable de l’autorització d’aterratge del vol juntament amb la policia aeroportuaria, e va trovar avió i tripulació. Tot això en un moment en què un vol a Las Palmas Barcelona costava més de 800 euros. Com que era un bon grup de persones, tenia sentit fletar un vol xàrter. “

Trobar allotjament al Regne Unit per 63 treballadors va ser també un altre gran repte, tenint en compte que no hi havia hotels oberts quan vam començar a gestionar el viatge, i els que operaven estaven reservats per a personal prioritari d’emergència.

“Estem malalts amb adrenalina… i hem posat molta passió en el nostre treball. Encara que es parli molt  de queixes de passatgers sense parar, queixes sobre els reemborsaments, ens falten paraules d’agraïment  per a aquells equips que estan viatjant a llocs de vegades horribles, sota ertos, i probablement amb l’acomiadament que els espera en el camí de tornada. Per la seva banda no han dubtat  dues vegades i la solidaritat ha estat enorme entre col·legues, s’ha fet un gran treball i hi ha petites històries precioses  de gent agraïda. Això no vol dir que parin les queixes de  “per què no em donen els diners de tornada…”

Elisabet Abad de VIAP va ser l’encarregada de repatriar els científics de Maputo: “la confiança i paciència del client és molt important, és normal que tingui certa desesperació perquè té molta angoixa, però si sapiguessin  que ho solucionarem però… Aquí ho diem: es necessita tota una vida per guanyar la confiança del client i un segon per perdre-la. Donant lloc a 115.000 serveis cada quatre o cinc mesos, surten incidents. Però puc dir que estar a les nostres mans mai no hem deixat ningú en els 21 anys d’experiència que tinc amb VIAP. Ho veuríem com un fracàs i no ens permetem, i si cal estar de guardia, ho estem”

“El 16 de març a mitjanit : per tornar a a casa  els científics de Maputo vam haver de separar-los i posar-los individualment en diferents rutes, vam trobar que cancel·laven el vol ja en el fingur ja que no van donar autorització a la ciutat del pont de referència. Un va ser capaç de fer la ruta Maputo-Johanesburg-Amsterdam-Barcelona i els altres dos amb Alitalia van arribar en dues ciutats diferents a Itàlia on no s’hi podia entrar però estar-hi en trànsit. “

“Tenir moltes hores de vol, com a metàfora de l’experiència, és clau. Es necessita un molt bon coneixement dels sistemes informàtics, el processament de dades i  com funciona una companyia aèria, però si no ho saps, no treuràs ningú de Maputo, has de predir com i on pots moure amb el passaport, amb la targeta de vacunes,… Si per falta de x documentació no és factible segons quina ruta, etc. “

Maria Rosa Peña: «teníem clients als Estats Units, a Augusta, a Virgínia, a Nova York, a Washington, que hem aconseguit posar en vols amb una certa cel·leriata que és el que és, importa, donaquy que molt  vols s’ompliran de ipso facto amb tots els passatgers que estan orfes d’altres vols cancel·lats, de manera que la velocitat és essencial per poder posar als seus passatgers en el vol i sortir. A més hi ha vols que les mateixes empreses bloquegen per vendre entre ells… També vam tenir el problema que cada 2 o 3 minuts vam rebre notícies que tal o aquell país no acceptaven passatgers espanyols a causa de la taxa de morts i contagis. Va ser molt difícil veure que el passaport espanyol amb el qual normalment entraves al viatger a qualsevol país del món de sobte va causar problemes i ningú no volia. “

La importància de l'experiència, la gestió de fonts, el poder de negociació i la flexibilitat

“Ara ens trobem amb les preguntes ” què necessito per volar  “preguntes, però és realment complicat, no només per la documentació i els requisits, sinó perquè no hi ha vols. Estem mirant amb les grans empreses com volar a Itàlia, on no hi ha restriccions d’entrada i encara han decidit ajornar-lo. Et truquem al Consolat i el Consolat et dóna informació per als nacionals, no per a tu… La informació és confusa… “

“La raó de que la majoria dels països del món ens posen restriccions del és a causa de la quarantena imposades per nosaltres. El Protocol és un quid Pro quo: vostè em posa en quarentena, jo li poso a vostè, aquí negar l’entrada a un passatger de la meva nacionalitat, perquè el següent serà  vostè denegat per mi… No es tracta d’informació, es tracta d’arribar a acords per a la mobilització empresarial “.

Per al fundador de Rafa Quintana i administrador únic de VIAP Travel: “som els experts i som els que podem manejar la informació per arribar a la realitat, i mai millor dit. Sense un equip que l’hi posi d’ofici, passió i responsabilitat, mai podríem haver vingut per oferir el servei que exigim en aquests dies difícils. “
I fa la broma: “l’impossible ho aconseguim, els miracles triguen una mica més…”